12 Cosas Que La Gente Altamente Productiva Hace De Forma Diferente
Autor: Sebas Celis
12 Cosas Que La Gente Altamente Productiva Hace De Forma Diferente
La gente productiva no nace con talentos o dones especiales.
Sólo aprenden y dominan las técnicas de organización personal para ser más eficientes.
Entonces, ¿Qué comportamientos definen a las personas altamente productivas?, ¿Qué hábitos y estrategias los hacen consistentemente más productivos que otros?, ¿Y qué se puede hacer para aumentar nuestra productividad? Aquí están algunas ideas para ayudarte a empezar…
1. Crea Una Lista De «No Hacer»
Una lista de «No Hacer» es una lista de cosas que no debes hacer para cumplir efectivamente con tus propósitos. Puede parecer gracioso, pero es una herramienta increíblemente útil para hacer un seguimiento de hábitos improductivos, como el mantener pendiente de Facebook y Twitter, revisar constantemente sitios web de noticias, etc.
Crear esta lista y colócala justo al frente de tu escritorio o computador de trabajo para que puedas verla todo el tiempo, y también añade cosas por «no hacer» que encuentres nuevas.
2. Organiza Tu Espacio Y Tus Documentos
Las personas altamente productivas cuentan con sistemas que les ayuden a encontrar lo que necesitan cuando lo necesitan. Si eres desorganizado, el tiempo extra dedicado a buscar un número de teléfono, una dirección de correo electrónico o un archivo específico, hará caer tu enfoque al piso.
Una vez que ese enfoque se ha ido, se necesita un tiempo para recuperarlo (y ahí es donde se pierde el tiempo realmente). Mantener tanto tu vida y tus espacios de trabajo organizados, es crucial para un buen desempeño.
3. Elimina Despiadadamente Las Distracciones Mientras Trabajas
La eliminación de todas las distracciones durante un tiempo determinado mientras se trabaja, es una de las maneras más eficaces de hacer las cosas. Por lo tanto, ponle seguro a la puerta, pon un cartel, apaga el teléfono, cierra la aplicación de correo, desconecta la conexión a Internet, etc.
Obviamente no puedes permanecer en la clandestinidad para siempre, pero puedes ser el doble de productivo mientras te encuentras en ella.
Hacer todo lo posible para crear un ambiente tranquilo, libre de distracción, donde puedas concentrarte en tu trabajo, es una herramienta muy importante para cumplir con tus objetivos a cabalidad.
4. Ajusta Tus Metas Para Que Sean Específicas Y Retadoras
Las investigaciones demuestran que las metas vagas (como por ejemplo: «ganar más dinero») nunca funcionan y no sólo no motivan, sino que desmotivan.
Por otra parte, las metas demasiado fáciles, a pesar de que podría parecer lo contrario, en realidad no motivan ya que inconscientemente consideramos que no tiene sentido llevarlas a cabo.
Es decir que tus metas deberían ser específicas y retadoras. En otras palabras, debes saber con Increíble Precisión lo que quieres lograr, y eso debe hacerte temblar un poco debido a la dificultad.
Nota: Las metas difíciles o imposibles son igual de malas a las metas fáciles, hay un punto en el que una meta retadora se convierte en una meta imposible, la idea es nunca llegar allí.
5. Divide Tus Metas En Tareas Pequeñas
Toma tu objetivo principal y divídelo en pequeñas tareas hasta tener toda una lista de cosas por hacer específicas y alcanzables para lograr en unas pocas horas o menos.
Si de pronto en algún momento llegaste a una tarea que no estás motivado en hacer, mira si puedes adelantar una que esté más adelante y que contribuya a tu lista completa, así tienes un tipo de «Procrastinación productiva» donde no haces lo que tienes que hacer específicamente, pero adelantas cosas que necesitarás más adelante.
6. Trabaja Cuando Tu Mente Esté Fresca, Y Haz Primero Lo Primero
Las personas altamente productivas reconocen que no todas las horas se sienten iguales, y que estratégicamente deben tener en cuenta sus momentos de más alta energía para planificar su día.
Para la mayoría de nosotros, nuestras mentes funciona al máximo rendimiento en las horas de la mañana cuando estamos bien descansados… Así que, obviamente, sería absurdo utilizar este tiempo para una tarea trivial como la lectura de mensajes en el correo electrónico.
Estas horas de máximo rendimiento deben ser 100% dedicadas a trabajar en las tareas que te acerquen a tus metas.
7. Centrarse En Hacer Muchas Cosas No Es Suficiente
No te limites a hacer las cosas, también presta atención en hacerlas bien hechas. Los resultados son siempre más importante que el tiempo que se necesita para alcanzarlos.
Detente y pregúntate si estás brindando tu trabajo más excelente y tu mayor esfuerzo en el cumplimiento de cada tarea de tu lista.
8. Compromete Toda Tu Atención A Una Sola Cosa A La Vez
Deja de realizar múltiples tareas y empieza a dedicar tu atención a una tarea a la vez para poder hacerla de forma más eficiente.
La tensión de tener el enfoque dividido en varias tareas te impide entregar lo mejor de sí para lograr cada una de ellas y aumenta la probabilidad de que al final no hagas nada.
Cambiar rápidamente de una tarea a otra hace que la mente sea menos eficaz. Los estudios han demostrado que el cambio de tareas más de 10 veces, durante una serie de sesiones de 8 horas de trabajo, hace disminuir el Coeficiente Intelectual de una persona en un promedio de 10 a 15 puntos.
9. Trabaja En Intervalos De 90 Minutos
En una entrevista de The Globe and Mail, con Tony Schwartz, autor Bestseller del New York Times, dice: «La forma en que estamos trabajando no funciona.
Hay un ritmo en nuestros cuerpos que opera en intervalos de 90 minutos. Ese ritmo es el ritmo ultradiano, que se mueve entre la alta excitación y la fatiga. Si estás trabajando en un periodo de más de 90 minutos, hay todo tipo de indicadores en tu fisiología de la fatiga; lo cual significa que tu cuerpo está diciendo: ¡Dame un respiro!, ¡Necesito reposar!».
10. Responde Tus Correos Electrónicos, Llamadas, Mensajes De Voz Y De Texto En Una Horario Fijo
Esto se relaciona directamente con la idea de tener una sola tarea a la vez y de evitar la distracción.
Establece espacios de tiempo específicos de 2-3 veces al día para hacer frente a la comunicación entrante (por ejemplo, una vez a las 8 am, otra vez a las 11 am, y finalmente otra vez a las 3 pm), y establece una duración máxima razonable para cada intervalo de tiempo.
A menos que se presente una emergencia, debes ser tan estricto como un militar para apegarte a esta práctica de productividad.
11. Invierte Un Poco De Tiempo Para Ahorrar Un Montón De Tiempo
¿Cómo se puede pasar un poco de tiempo en este momento con el fin de ahorrar un montón de tiempo en el futuro?
Piensa en las tareas que se realizan una y otra vez durante una semana de trabajo. ¿Hay una manera más eficiente?, ¿Hay un acceso directo que se puede aprender?, ¿Existe una forma de automatizar o delegar?
Tal vez puedes completar una determinada tarea en 20 minutos, y tardaría dos horas para poner en marcha un método más eficiente.
Si esa tarea de 20 minutos debe ser completada cada día, y una solución de dos horas te reduciría al menos 5 minutos cada vez, es una solución que bien valdría la pena aplicar.
Una manera simple de hacer esto es utilizar la tecnología para automatizar tareas (filtros de correo electrónico, los pagos automáticos de facturas, etc.) Además, la enseñanza de alguien que te ayude y a quien le puedas delegar parte de tu trabajo, sería una buena opción.
Conclusión: Cuanto más automatices y/o delegues, más puedes hacer con el mismo nivel de esfuerzo.
12. Reduce El Número De Empresas Y/O Clientes Con Los Que Estás Involucrados
En otras palabras, decir «no» cuando se debe. El compromiso de ser productivo no siempre es el desafío más grande, sobre todo reduciendo el número de actividades o compromisos con los que debes serlo.
Incluso cuando tienes el conocimiento y la capacidad para acceder a estados de alta productividad, habrá un punto en el que ser igual de productivo y al mismo tiempo en demasiados compromisos a la vez, hace que todas tus actividades se ralenticen, se detengan, e incluso a veces se queden inconclusas.
Con la aplicación de estos 12 puntos importantes, sé que puedes mejorar grandemente tu productividad y que lograrás alcanzar tus objetivos más fácil y rápidamente.
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