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Urgente vs. Importante

Autor: Sebas Celis

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A todos nos ocurre que pasamos días, semanas, meses y hasta años, ocupados en cosas que creemos son importantes pero que en realidad son urgentes.

La confusión viene por el hecho de que cuando uno se encuentra encerrado en el día a día, sólo puede ver los árboles y no el bosque.

A veces, algo que hacemos puede parecer sumamente importante, sin embargo luego de algún tiempo será simplemente una actividad más para el olvido. La cuestión es que en el momento en que se hace, requiere nuestra atención inmediata, por lo que nunca dejamos de hacer estas cosas realmente urgentes.

Normalmente las cosas urgentes son los distractores más efectivos que existen y nos pueden desviar la concentración de las actividades verdaderamente importantes y hasta sacarnos del rumbo de un proyecto o tarea vital.

¿Cómo detectar cuáles actividades son urgentes y cuáles son importantes? y ¿Cómo aprovechar este hecho para optimizar nuestro aprovechamiento del tiempo?

Pues bien, de eso se trata este artículo 😉

¿A qué le dedicas tiempo en tu día?

Esta es una pregunta que quizás muy poco se realizan frecuentemente, casi siempre vamos por la vida guiados por nuestro piloto automático, dejando que todo funcione como está programado por defecto, permitiéndole a nuestro ser reactivo actuar sin proactividad, y funcionando como máquinas de estados, que responden de forma determinista ante ciertos estímulos.

Creo que es hora de despertar y retomar nuestras prioridades en la vida, muchas veces nos encontramos haciendo cosas que ni siquiera nos servirán para el futuro.

Alguien que no le dedique al menos una hora a cierta actividad que tenga que ver con su futuro, está encerrado entre lo urgente y no sabe qué es lo importante.

Si te ha pasado que llevas mucho tiempo haciendo muchas cosas y estando muy ocupado, pero no obtienes los resultados que deseas o simplemente pareciera que no vas a ningún lado, quizás es precisamente por no haber prestado atención antes a este par de consejos.

Afortunadamente llegaste a este artículo y desde ahora podrás definir conscientemente en todo aquello que te quieres enfocar.

Para gestionar nuestras vidas eficientemente es necesario controlar nuestro tiempo, y para ello debemos identificar en qué y cómo lo gastamos/invertimos.

Si quieres mejorar tu situación de respuesta a estímulos urgentes/importantes lo primero que debes hacer es llevar una agenda.

Como siempre lo he dicho, no tiene que ser en papel, no tiene que ser digital… que sea como más te guste y se adapte a ti. Personalmente la llevo en mi teléfono celular.

Asegúrate de anotar día a día las actividades a las que te dedicas, colocando apuntes con duración por horas.

Una vez que anotes en tu agenda lo que haces a cada momento, agrupa por colores las diferentes actividades, ya sean personales, del hogar, o de ocio, incluso las que te hacen perder el tiempo; de la siguiente manera:

• Tiempo para tus proyectos personales en verde
• Tareas de planificación en azul
• Actividades de generación de ingresos en amarillo
• Actividades familiares en violeta
• Actividades de ocio en café
• Pérdidas de tiempo en rojo

Para detallar un poco:

Tus proyectos personales pueden ser todas aquellas actividades que estén relacionadas con tus emprendimientos y búsqueda de libertad financiera.

Tus tareas de planificación se refieren a ese tiempo que pasas planeando la manera como vas a lograr tus objetivos y metas.

Las actividades de generación de ingresos son todas aquellas cosas que haces y te generan dinero inmediatamente, por ejemplo un empleo, una consultoría… etc, en este caso no vale las que generan ingresos a largo plazo, esas más bien irían en la parte de proyectos personales.

No creo que tenga que explicar la parte familiar, pero asegúrate de tener en cuenta desde tiempo que pasas con tu familia viendo televisión, yendo a cine, saliendo a un parque, tomando un café, almorzando… etc.

El ocio, se refiere a todo aquello relacionado con la dispersión y la diversión. Aquellas salidas que no tienen ningún fin diferente al de distraerte y hacerte cambiar de ambiente, e incluso cuenta ese juego en el computador o en la consola que te gusta.

Por último las pérdidas de tiempo que aunque para mi concepto deberían estar estrechamente relacionadas con el ocio, la verdad es que casi nunca lo están, y este es un problema grande que ataca a nuestra productividad en su punto más débil. Detecta todas aquellas cosas que simplemente haces por culpa de la procrastinación haciéndote parecer ocupado, pero sin llevarte a ningún lado.

Posteriormente, y luego de analizar estos elementos al menos durante una o dos semanas, ya cuentas con herramientas suficientes para detectar si efectivamente la manera como distribuyes tu tiempo es la mejor.

Si tu distribución de tiempo es adecuada, entonces podemos proceder a analizar lo urgente vs. lo importante, sin embargo si no lo es, he aquí algunos consejos:

• Distribuye tu tiempo uniformemente día a día: esto sirve para que puedas desarrollar rutinas de logro de metas y ejecutarlas en automático sin mucho esfuerzo.
• Divide algunas actividades muy grandes en dos o más pequeñas, y adecúalas de una manera que no te saturen demasiado, muchas horas de trabajo continuo nunca son buenas.
• Analiza tus picos de productividad y sitúa las actividades más importantes en dichos picos.
• Ten en cuenta las 30 recomendaciones para mejorar tu productividad.

Ahora si, estamos en el punto en que debemos decidir qué hacer con nuestro tiempo y determinar la manera como de ahora en adelante haremos lo que haremos.

Como te podrás imaginar, habrán actividades importantes y urgentes, actividades importantes pero no urgentes, actividades urgentes pero no importantes y actividades ni urgentes ni importantes.

Para aprovechar este hecho, las trataremos de la siguiente manera:

• Urgente E Importante: es indispensable que le dediques tiempo Ya Mismo.
• Urgente pero NO Importante: en la medida de lo posible debes delegarlo.
• Importante pero NO Urgente: debes aplazarlas, pero asegúrate de que no sea por mucho tiempo, y fíjate también en su prioridad.
• Ni Importante Ni Urgente: más claro no puede ser, el hecho de que estas actividades deben ser descartadas.

Lo urgente requiere casi siempre nuestra atención inmediata, nos presiona todo el tiempo. Dichas tareas suelen ser muy frecuentes y casi nunca tienen verdadera importancia, en ocasiones incluso van enfocadas en complacer a otros. Las personas que viven en lo urgente son personas que viven en los problemas, son administradoras de la crisis, lo que les consume y agota la energía.

Lo importante por el contrario, aporta a nuestra misión de vida, produce resultados tangibles y se encuentra acorde con nuestras metas y objetivos de vida.

Estas tareas importantes usualmente no las realizamos cuando deberíamos por el hecho de no considerarlas urgentes. Las personas orientadas hacia lo importante son personas que detectan las oportunidades y que piensan de forma preventiva.

Las personas que confunden lo importante con lo urgente, creen que todo lo urgente es importante y normalmente se basan en las prioridades y expectativas de los demás, quizás porque nunca han analizado las suyas. Las personas que no atienden ni a lo importante ni a lo urgente pierden el tiempo con actividades sin sentido y de comodidad… se caracterizan por falta de responsabilidad.

Para distinguir lo que es importante de lo urgente basta con que te traces tu propio mapa personal, atendiendo a ciertas cuestiones tales como:

• ¿Qué quieres haber logrado en 1 año?
• ¿Y en los próximos 90 días?
• ¿Y en 1 mes?
• ¿y la próxima semana?
• ¿cómo sería tu día ideal?
• ¿dónde te ves dentro de 5 años?
• ¿y dentro de de 10?

Contestar a todas estas preguntas es de gran utilidad para fijarse metas y determinar los objetivos que nos acercarán a ellas.

Tener en cuenta estos y otros cuantos detalles sobre nuestra vida es la manera más eficaz de emplear nuestro tiempo en determinar cuáles son nuestras auténticas prioridades y con ello establecer un plan de acción en consonancia con nuestros valores individuales y propósito de vida.